Reprendre le contrôle des espaces inactifs

La situation

Un projet se termine, l'équipe passe à autre chose, l'espace reste ouvert. Il conserve ses membres, ses invités et ses droits, et continue d'apparaître dans les recherches.

Sans outil, la revue des espaces inactifs se fait par campagnes : export d'activité, e-mails aux propriétaires, formulaire de réponse, relances, puis archivage à la main. Entre deux campagnes, rien ne bouge.

Ce que fait Teams Governor

Chaque espace suit un cycle de vie défini par l'organisation : par exemple actif, à revoir, lecture seule, archivé.

• Une inactivité mesurée sur plusieurs signaux : la date de dernière activité rapproche Teams, SharePoint et le groupe Microsoft 365, sur 90 jours. Un espace n'est pas jugé inactif sur un seul indicateur.
• Des propriétaires prévenus avant l'échéance : une carte Teams les avertit. Ils peuvent prolonger l'échéance en indiquant un motif, qui est historisé.
• Des actions appliquées automatiquement : à l'étape suivante, lecture seule, retrait des invités, archivage de l'équipe Teams ou du site, selon ce que prévoit le modèle.
• Des décisions explicables : la fiche du projet affiche l'historique des changements d'étape et des prolongations.

La revue n'est plus une campagne trimestrielle : le contrôle du cycle de vie est quotidien.

Pour qui

• Responsable de gouvernance : il fixe les règles une fois ; les espaces dormants ne s'accumulent plus.
• Administrateur Microsoft 365 : il ne prépare plus d'exports ni de relances ; il supervise les exceptions.
• Propriétaire de projet : il est prévenu à temps et garde la main sur la prolongation.
• Utilisateur : il retrouve moins d'espaces obsolètes dans ses recherches.

Offre et prérequis

Disponible en Standard et Premium. Le calcul d'inactivité suppose que l'option « Masquer les noms d'utilisateurs, de groupes et de sites dans tous les rapports » soit décochée dans le centre d'administration Microsoft 365, après validation de vos exigences de confidentialité. L'archivage d'un site SharePoint requiert le service Microsoft 365 Archive sur votre tenant.

Questions fréquentes

Un espace peut-il être archivé sans que personne ne soit prévenu ?

La notification préalable aux propriétaires est une option du cycle de vie ; nous recommandons de l'activer.

L'archivage supprime-t-il le contenu ?

Non. L'archivage limite l'activité et conserve le contenu. La suppression est une étape distincte, que vous choisissez de prévoir ou non.

Est-ce redondant avec SharePoint Advanced Management ?

Non. SAM propose des politiques natives pour SharePoint et OneDrive ; Teams Governor applique le cycle de vie que vous définissez aux espaces Teams et SharePoint qu'il gère. Les deux peuvent être utilisés ensemble.

Pour aller plus loin

• Capacité : Cycle de vie
• Articles : Archiver automatiquement les espaces inactifs dans Teams, Politiques de rétention et cycles de vie dans Microsoft Purview