Politiques de rétention et cycles de vie dans Microsoft Purview

Microsoft Purview et Teams Governor répondent à des besoins complémentaires mais distincts. Purview gère la rétention et la conformité des données : conserver les contenus aussi longtemps qu'exigé, puis les supprimer selon les règles applicables. La rétention ne déplace pas les fichiers vers le stockage technique. Teams Governor gère le cycle de vie des espaces collaboratifs : créer, gouverner, archiver et supprimer les équipes Teams et leurs ressources associées. Comprendre comment ces deux outils s'articulent est essentiel pour une stratégie de gouvernance complète.

À retenir : une politique de rétention Microsoft Purview s'applique aux contenus (messages, fichiers, e-mails) et est transparente pour les utilisateurs. Elle n'archive pas une équipe Teams — elle préserve ou supprime les données selon les règles définies, indépendamment du statut de l'espace collaboratif. [1]

Qu'est-ce qu'une politique de rétention Microsoft Purview ?

Une politique de rétention définit combien de temps un contenu doit être conservé, et ce qu'il advient de lui à l'issue de cette période (suppression automatique ou conservation indéfinie). Elle peut s'appliquer à :

• Les messages de canaux Teams (messages standard et privés).
• Les conversations 1:1 et de groupe Teams.
• Les fichiers SharePoint associés aux équipes.
• Les boîtes aux lettres Exchange des groupes Microsoft 365.
• Les sites OneDrive des utilisateurs.

Types de rétention et de suppression

Conservation avec suppression à terme

Le contenu est préservé pendant la durée définie (ex. : 5 ans), puis supprimé automatiquement à l'issue de cette période. Aucune action manuelle n'est requise. C'est le mode approprié pour les contenus soumis à des obligations légales ou réglementaires avec durée maximale de conservation.

Conservation sans suppression

Le contenu est préservé indéfiniment. Les utilisateurs peuvent supprimer des éléments depuis leur interface, mais Purview conserve une copie dans la bibliothèque de conservation (Preservation Hold Library). Ce mode s'applique souvent en cas de litiges ou d'enquêtes (legal hold).

Suppression sans conservation préalable

Les contenu plus anciens qu'un seuil défini sont automatiquement supprimés, même si l'utilisateur ne les a pas supprimés. Ce mode s'applique pour les données dont la politiques impose de ne pas conserver au-delà d'un délai.

Étiquettes de rétention (retention labels)

En complément des politiques globales, les étiquettes de rétention permettent aux utilisateurs ou aux administrateurs d'appliquer des règles spécifiques à des documents individuels ou des dossiers. Une étiquette peut déclencher une revue de disposition avant suppression définitive. [2]

Rétention spécifique à Microsoft Teams

Teams est un cas particulier dans l'architecture Purview. Les messages Teams ne sont pas stockés dans SharePoint : ils résident dans des boîtes aux lettres masquées (Exchange) et dans Azure Cosmos DB. Les politiques de rétention Teams s'appliquent donc à des emplacements spécifiques et distincts des sites SharePoint.

Points importants à connaître :

• Délai d'application : une fois une politique appliquée à Teams, il peut s'écouler jusqu'à 7 jours avant que les règles de rétention ne soient pleinement effectives sur les messages existants. [3]
• Archivage d'une équipe : archiver une équipe Teams ne supprime pas, ne modifie pas et n'interrompt pas l'application des politiques de rétention. Les données restent soumises aux mêmes règles, qu'elles soient en lecture seule ou actives.
• Suppression d'une équipe : supprimer une équipe Teams supprime les messages pour les utilisateurs, mais Purview conserve une copie en coulisses si une politique de conservation est active, pendant toute la durée requise.

C'est une confusion fréquente : supprimer une équipe Teams ne supprime pas les données si une politique de rétention Purview est active. Les données restent accessibles pour eDiscovery et les audits de conformité, même après suppression de l'équipe. Teams Governor et Purview opèrent donc sur des plans différents.

Complémentarité entre Teams Governor et Microsoft Purview

Teams Governor et Microsoft Purview s'adressent à des aspects différents du cycle de vie :

Scénario typique : clôture d'un projet gouverné

Voici comment Teams Governor et Purview s'articulent dans un scénario réel de clôture de projet :

1. Teams Governor — fin de cycle de vie : la date d'échéance du projet est atteinte. Les notifications prévues permettent aux propriétaires d’agir ; lorsque l’expiration est activée, la transition peut s’exécuter automatiquement sans confirmation individuelle. L’archivage Teams et le retrait des accès externes ne sont appliqués que si ces actions sont activées sur l’étape.
2. Purview — rétention active : la politique de rétention Purview continue de s'appliquer sur les messages Teams et les fichiers SharePoint de l'équipe archivée, pour la durée réglementaire applicable (ex. : 5 ans).
3. Purview — suppression finale : à l'issue de la durée de rétention, les contenus deviennent éligibles à la suppression selon la politique effective, les éventuels gels et revues de disposition. La suppression du projet dans Teams Governor ne contourne pas ces contraintes et ne garantit pas une purge immédiate.

Avant de supprimer définitivement une équipe Teams via Teams Governor, vérifiez toujours que les politiques de rétention Purview applicables sont en place. La suppression d'une équipe non couverte par une politique de conservation effective peut entraîner une perte de données permanente, en violation des obligations légales.

Pour aller plus loin

• Vue d'ensemble des politiques de rétention dans Microsoft Purview — Microsoft Learn [1]
• Étiquettes de rétention Microsoft Purview — Microsoft Learn [2]
• Politiques de rétention pour Microsoft Teams — Microsoft Learn [3]
• eDiscovery dans Microsoft Purview — Microsoft Learn
• Microsoft Purview Compliance Manager — Microsoft Learn
• Planifier la gouvernance dans Teams — Microsoft Learn

Sources : [1] Microsoft Learn — Retention policies overview. [2] Microsoft Learn — Retention labels. [3] Microsoft Learn — Retention policies for Teams.