Maîtriser l’empreinte de stockage

La situation

Le quota SharePoint se remplit plus vite que l'activité ne le justifie. En cause : l'historique des versions de chaque fichier, les copies déposées dans plusieurs dossiers, les variantes « v2 », « final », « final-bis », et des fichiers techniques volumineux qui n'ont pas leur place dans un espace collaboratif.

Acheter du stockage supplémentaire traite le symptôme. Nettoyer à la main suppose de savoir où chercher, site par site.

Ce que fait Teams Governor

• Mesurer avant d'agir : le rapport de chaque site détaille stockage, versions et fichiers. Des analyses dédiées repèrent les doublons (contenu identique), les variants (noms quasi identiques) et les dossiers trop profonds.
• Purger les versions selon vos règles : une tâche planifiée conserve les N dernières versions de chaque fichier et supprime les plus anciennes. Une étape du cycle de vie peut aussi limiter le nombre de versions conservées.
• Prioriser : les volumes récupérables sont affichés par site, pour traiter d'abord les espaces où l'effet est le plus fort.
• Sortir les fichiers techniques (Premium) : la vue « Archives techniques candidates » aide à sélectionner ZIP, ISO, packages, vidéos, exports et sauvegardes, à transférer vers le stockage Azure du client avec Technical Storage.

Les doublons et variants sont signalés, pas supprimés automatiquement : la décision reste humaine.

Pour qui

• DSI : elle sait où part le stockage avant de décider d'un achat de capacité.
• Administrateur Microsoft 365 : il remplace les scripts de purge par une règle planifiée et historisée.
• Responsable de gouvernance : il fixe une politique de versions cohérente pour tous les espaces.
• Propriétaire de projet : il voit les doublons et variants de son espace et désigne la version de référence.

Offre et prérequis

Analyses et purge des versions : Standard et Premium. Technical Storage : Premium uniquement ; la consommation du stockage Azure est facturée dans l'abonnement du client. Les volumes récupérables sont des estimations : le gain réel dépend de vos règles de rétention et des décisions prises.

Questions fréquentes

La purge des versions respecte-t-elle nos politiques de rétention ?

La règle est la vôtre : nombre de versions conservées et espaces concernés. Vérifiez sa compatibilité avec vos politiques Purview avant activation.

Un variant est-il un doublon ?

Non. Un doublon a un contenu identique ; un variant a un nom quasi identique, sans présumer que son contenu l'est.

Faut-il Premium pour réduire le stockage ?

Non. La purge des versions et les analyses suffisent souvent. Premium ajoute le transfert des fichiers techniques vers Azure.

Pour aller plus loin

• Capacité : Métadonnées et gouvernance documentaire
• Articles : Contrôle des versions, Maîtriser le stockage SharePoint : au-delà des versions