Maîtriser le stockage SharePoint : au-delà des versions

Le stockage SharePoint est une ressource partagée et limitée. Au fur et à mesure que les équipes créent des fichiers, téléchargent des documents et que les historiques de versions s'accumulent, certains sites peuvent saturer leur quota avant même qu'une visibilité claire existe. Sans outils adaptés, les administrateurs naviguent entre le centre d'administration, les rapports d'utilisation Microsoft 365 et les scripts PowerShell. Teams Governor présente le stockage par projet et aide à identifier les bibliothèques et les fichiers qui pèsent le plus, avant de décider d'une action maîtrisée. Découvrez comment maîtriser le stockage SharePoint au-delà de la seule gestion des versions.

À retenir : les offres Microsoft 365 éligibles disposent généralement d’un pool SharePoint calculé sur une base de 1 To + 10 Go par licence éligible ; vérifiez les droits de votre abonnement. Ce stockage est partagé entre tous les sites SharePoint, OneDrive for Business exclus. Teams Governor aide à prioriser les revues de stockage à partir des derniers rapports disponibles. L’allocation des quotas reste une configuration du centre d’administration SharePoint. [1]

Comprendre les quotas par site

Par défaut, Microsoft 365 gère le stockage automatiquement : le pool global est réparti entre les sites selon les besoins, sans limite stricte par site individuel. Les administrateurs peuvent toutefois opter pour une gestion manuelle des quotas et attribuer une limite maximale à chaque collection de sites.

La limite globale du pool de stockage tenant peut être consultée et gérée depuis le centre d'administration SharePoint (admin.sharepoint.com) sous Paramètres > Stockage du site.

Quand fixer des quotas par site ?

• Lorsqu'un service ou un projet consomme un volume disproportionné de stockage.
• Pour éviter qu'un site mal géré n'impacte l'ensemble du tenant.
• Dans le cadre d'une facturation interne (chargeback) du stockage par département.

Identifier les bibliothèques volumineuses avec Teams Governor

La détection des bibliothèques volumineuses est cruciale pour maîtriser le stockage. Sans visibilité, un administrateur ne sait pas où se concentre vraiment la consommation. C'est pourquoi Teams Governor intègre des outils directement dans la page Propriétés d'un projet, accessibles à tout administrateur autorisé.

Menu « Activités » : la vue détaillée des fichiers

Pour chaque projet, cliquez sur le menu Activités depuis la page Propriétés. Vous accédez alors à plusieurs onglets d'analyse :

• Onglet « Utilisateurs » : Activité des utilisateurs (créations, modifications, accès)
• Onglet « Fichiers » : Liste des fichiers avec leurs tailles et emplacements
• Onglet « Partages » : Analyse des partages externes et permissions

Onglet « Fichiers » : détail par bibliothèque et dossier

C'est ici que vous trouvez la réponse à la question : « Quelles sont les bibliothèques qui consomment le plus ? »

Avantage Teams Governor : Cette vue consolidée vous permet de :

• Identifier rapidement les fichiers volumineux par bibliothèque
• Détecter les grandes archives ou sauvegardes envoyées par erreur
• Repérer les bibliothèques et les dossiers concernés ; le rapport ne bloque pas les dépôts de fichiers
• Dater les problèmes : est-ce ancien et à archiver ? Est-ce actif ?
• Partager l'information avec les propriétaires du projet pour une action corrective

Onglet « Statistiques » : vue synthétique du stockage global

En parallèle, l'onglet Statistiques offre une vue agrégée :

Avantage clé : Vous avez en un coup d'œil le résumé du projet et la possibilité d'ouvrir « Fichiers » pour investiguer, sans passer par le centre d’administration pour consulter ces indicateurs ; les quotas et certains contrôles Microsoft restent administrés séparément.

Les principales causes de saturation du stockage

• Historiques de versions excessifs : les limites dépendent de la configuration de l’organisation, du site et de la bibliothèque. Sur une bibliothèque active, cela peut représenter des dizaines de Go de données redondantes. [3]
• Fichiers volumineux non nettoyés : archives de projets terminés, vidéos, sauvegardes déposées dans une bibliothèque de documents.
• Corbeille première et deuxième phase : les fichiers supprimés restent dans la corbeille SharePoint pendant 93 jours avant d'être définitivement purgés. Leur incidence sur le quota dépend de la phase de corbeille et des règles de conservation ; vérifiez les mesures SharePoint avant d’annoncer un gain.
• Fichiers attachés aux éléments de liste : les pièces jointes aux éléments de listes SharePoint peuvent s'accumuler sans visibilité dans les rapports.

Configurer les quotas dans SharePoint, gouverner les espaces dans Teams Governor

Teams Governor standardise les modèles et les actions de cycle de vie, notamment les règles de versions et les restrictions de partage. Il ne fournit pas de champ de quota SharePoint en Go hérité automatiquement par clonage. Configurez les quotas dans SharePoint et les exigences de conservation dans Microsoft Purview.

Exemples de budgets à configurer côté SharePoint, après étude des usages, et non de quotas fournis par le modèle Teams Governor :

• Projet client : budget de capacité adapté aux fichiers et à l’historique réellement nécessaires.
• Équipe RH : capacité et règles de conservation validées avec les responsables métier et la conformité.
• Conformité et audit : préservation des contenus selon les obligations applicables ; un quota ne garantit pas une piste d’audit complète.

Les modèles facilitent la cohérence de la gouvernance, sans remplacer les paramètres de capacité SharePoint ni les politiques de conservation Purview.

Actions d'entretien : quotas et nettoyage en cycle de vie

Les rapports aident à repérer les volumes à examiner. Les actions suivantes nécessitent une configuration explicite et les droits appropriés ; ce ne sont pas des réactions automatiques à un seuil de quota :

• Notifications : configurez les notifications de cycle de vie et utilisez les alertes de quota SharePoint. Teams Governor ne promet pas une alerte de quota à 80 % en temps réel.
• Nettoyage des versions : une tâche planifiée ou une étape configurée peut supprimer des versions selon le nombre retenu. Il n’existe pas d’archivage séparé automatique de ces anciennes versions.
• Nettoyage en fin de cycle de vie : lors de l'archivage ou la clôture d'un projet, une étape peut appliquer les actions explicitement activées :
• – Nettoyage configuré des versions, après vérification des exigences de restauration et de rétention
• – Suppression des versions au-delà d'un nombre défini
• – Archivage de l’équipe Teams ou du site via Microsoft 365 Archive, selon la configuration et les prérequis Microsoft ; aucun déplacement automatique de fichiers vers une bibliothèque séparée

Avantage Teams Governor : Ces actions ne s'appliquent pas uniformément à tous les sites. Elles sont liées aux étapes du cycle de vie du projet. Un projet peut avoir des réglages de gouvernance différents selon l’étape ; les exigences de rétention Purview restent applicables.

Les outils Microsoft 365 standards (pour référence)

Ces outils restent utiles pour une analyse à l'échelle du tenant :

Rapport d'utilisation du stockage dans le centre d'administration SharePoint

Le centre d'administration SharePoint affiche la taille de chaque collection de sites. Il est possible de trier les sites par taille et d'exporter la liste pour analyse. [1]

Via PowerShell (PnP ou SPO)

Le module PnP PowerShell ou le module SharePoint Online PowerShell offrent des commandes pour analyser finement l'utilisation du stockage :

# Taille de toutes les collections de sites
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota |
  Sort-Object StorageUsageCurrent -Descending |
  Format-Table -AutoSize

# Avec PnP PowerShell : analyser les bibliothèques d'un site
Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/MonSite" -Interactive
Get-PnPList | Where-Object { $_.BaseType -eq "DocumentLibrary" } |
  Select-Object Title, ItemCount |
  Sort-Object ItemCount -Descending

Via les rapports d'utilisation Microsoft 365

Le centre d'administration Microsoft 365 propose des rapports d'utilisation SharePoint (Rapports > Utilisation > SharePoint > Utilisation du site) montrant le stockage utilisé par site, le nombre de fichiers et les utilisateurs actifs. [2]

Synthèse : Teams Governor et outils standards

Cas d'usage principal : Un administrateur Teams/SharePoint détecte rapidement les projets volumineux, en examine les causes (fichiers, versions, doublons et variants), puis choisit une action contrôlée à partir des dernières données collectées, pas d’un flux temps réel.

Bonnes pratiques

Pour aller plus loin

• Gérer les limites de stockage des collections de sites — Microsoft Learn
• Rapport d'utilisation des sites SharePoint — Microsoft Learn
• Contrôle de versions dans les bibliothèques SharePoint — Microsoft Learn
• Limites et gestion intelligente du versioning SharePoint — Microsoft Learn
• Module SharePoint Online PowerShell — Microsoft Learn
• PnP PowerShell — Documentation PnP Community