Gestion documentaire Qualité
Créez, validez, diffusez, formez, révisez et archivez vos documents Qualité dans un environnement maîtrisé et traçable, construit sur SharePoint, Teams, Power Platform et Microsoft Purview.
Le constat
Pour les organisations soumises à des exigences Qualité, chaque document doit être maîtrisé à chaque étape de sa vie, et chaque opération doit pouvoir être prouvée.
Le cycle documentaire
Créer, vérifier, approuver, publier, diffuser, former, réviser, archiver : chaque étape est guidée, automatisée et tracée.
01
Un formulaire guide la création et applique vos modèles documentaires et vos règles de nommage.
02
Workflow avec approbateurs hiérarchisés, notifications et relances automatiques, et validation finale par le gestionnaire documentaire si vous le souhaitez.
03
Après validation, les traitements de publication peuvent être automatisés, comme la conversion en PDF et la signature électronique.
04
La nouvelle version est mise à disposition dans Microsoft 365 et sa diffusion est enregistrée.
05
Les participants et dates de formation sont conservés par version, avec génération de la feuille d’émargement.
06
Les mécanismes de Microsoft Purview peuvent appliquer vos règles de conservation, organiser les revues de disposition et prévenir les responsables Qualité à échéance.
Audits
Calleis Quality conserve la traçabilité du cycle documentaire et facilite la production des éléments de preuve demandés par les auditeurs.
Intégré à Microsoft 365
Calleis Quality est une solution prête à l’emploi, déployée sous forme de modèle de site et construite sur les services Microsoft 365 que vous possédez déjà. Vos équipes informatiques gardent la maîtrise du paramétrage et de l’environnement.
Documents, métadonnées, versions, droits et historique.
Un accès naturel depuis l’environnement collaboratif des utilisateurs.
Des interfaces de création et de gestion adaptées aux processus Qualité.
Approbations, notifications, relances et automatisations.
Conservation, gestion des enregistrements et cycle de vie documentaire.
Identités, sécurité et droits déjà en place dans votre organisation.
Formats
Calleis Quality reprend votre patrimoine documentaire existant et s’intègre aux usages Microsoft Office.
Word
Excel
Paramétrage
Calleis Quality s’adapte à votre organisation sans imposer de modèle documentaire rigide.
Pilotage
Un tableau de bord suit les actions, les relances, les états de validation et les indicateurs Qualité consolidés.
Bénéfices
Pour les responsables Qualité, les équipes informatiques et les collaborateurs.
Une source de référence structurée pour les documents Qualité.
Versions, validations, modifications, diffusions et formations conservées dans le système.
Des processus documentaires cadrés et des preuves plus faciles à produire.
Moins d’opérations manuelles grâce aux workflows et aux automatisations.
Les collaborateurs restent dans l’environnement Microsoft 365 qu’ils connaissent.
La solution reste intégrée à l’écosystème Microsoft 365 de l’entreprise.
Cas client
Les documents Qualité étaient stockés sur serveur, avec d’un côté les versions accessibles aux collaborateurs et de l’autre un espace restreint contenant les versions modifiables et les archives. Le projet a couvert la mise en œuvre de Calleis Quality, son paramétrage, la reprise et l’adaptation des documents existants, la formation des administrateurs et la fourniture des procédures utilisateurs.
Accompagnement
iVactis vous accompagne du cadrage à l’exploitation.
01
Compréhension de votre système documentaire actuel.
02
Modèles, métadonnées, approbations, droits et processus.
03
Migration des documents existants vers Calleis Quality.
04
Validation du fonctionnement avec vos équipes.
05
Transmission aux administrateurs et aux utilisateurs.
06
Support, maintenance corrective et évolutions.
Prochaine étape
Découvrez comment Calleis Quality transforme SharePoint et Microsoft 365 en une plateforme documentaire adaptée aux exigences de votre organisation.