Encadrer les nouveaux projets

La situation

Chaque projet a besoin d'un espace de travail, et chaque équipe le crée à sa façon. Les noms deviennent ambigus, les métadonnées manquent, les paramètres de partage varient d'un espace à l'autre. L'IT découvre ces espaces après coup et doit les corriger un par un.

Bloquer la création ne règle rien si aucun parcours simple ne la remplace : les métiers contournent la règle ou attendent.

Ce que fait Teams Governor

La demande d'espace se fait depuis Teams, dans un formulaire guidé. L'utilisateur choisit parmi les modèles que l'organisation l'autorise à utiliser, puis renseigne les métadonnées demandées, les propriétaires et un commentaire.

• Des modèles préparés par l'IT : équipe Teams, site SharePoint seul ou clonage d'une équipe existante, avec canaux, bibliothèques, listes et paramètres appliqués à la création.
• Un nom calculé, pas saisi : les règles de nommage composent préfixe, suffixe et nom à partir du type d'espace et des métadonnées.
• Une approbation si nécessaire : la demande attend la décision d'un approbateur, depuis une carte Teams ou l'onglet. La décision est unique quel que soit le canal, et le demandeur est notifié.
• Un cadre dès le premier jour : le modèle rattache l'espace à un cycle de vie et à ses règles de partage.

Pour qui

• Administrateur Microsoft 365 : il configure une fois les modèles, les règles de nommage et qui peut créer quoi, au lieu de corriger chaque espace.
• Responsable de gouvernance : chaque nouvel espace porte les métadonnées et le cycle de vie prévus.
• Approbateur : il décide depuis Teams, avec le contexte de la demande sous les yeux.
• Propriétaire de projet / utilisateur : il obtient un espace prêt à l'emploi sans connaître la configuration Microsoft 365.

Offre et prérequis

Disponible en Standard et Premium. Les modèles, politiques d'accès et circuits d'approbation sont définis par l'organisation lors de la mise en service. Avec Premium, une demande peut aussi être créée depuis Power Automate ou Logic Apps grâce au connecteur Teams Governor.

Questions fréquentes

Les utilisateurs peuvent-ils encore créer une équipe directement dans Teams ?

Cela dépend de la configuration Microsoft 365 de votre organisation, que Teams Governor ne modifie pas. Il fournit le parcours encadré qui rend cette restriction acceptable.

Faut-il une approbation pour chaque espace ?

Non. L'approbation est un choix par modèle.

Peut-on utiliser nos équipes de référence comme modèles ?

Oui, un modèle peut cloner une équipe existante ou utiliser un modèle d'équipe Microsoft.

Pour aller plus loin

• Capacité : Création et provisionnement
• Articles : Bloquer la création directe de Teams et de sites SharePoint, Nommage des équipes Teams